内定承諾率を上げるオファーレターとは？
採用活動において、優秀な人材を確保することは企業の成長と発展に欠かせない要素です。しかし、候補者に内定を出しても、必ずしもその内定が承諾されるとは限りません。特に人材獲得競争が激化している昨今では、内定を出した後の「内定承諾率」が採用成功の重要な指標となっています。
内定承諾率を高めるための施策はさまざまありますが、その中でも「オファーレター」は非常に効果的なツールとして注目されています。適切に作成されたオファーレターは、候補者の不安を解消し、入社への意欲を高める効果があります。実際に、オファーレターの導入により内定承諾率が30%以上改善した企業の事例も報告されています。
本記事では、採用担当者や人事責任者の方々に向けて、内定承諾率を上げるためのオファーレターについて詳しく解説します。オファーレターの基本的な定義から、内定通知書や労働条件通知書との違い、効果的なオファーレターの作成方法、そして内定承諾率を高めるための具体的な工夫まで、実践的な情報をお届けします。
この記事を読むことで、あなたの企業の採用活動がより効果的になり、優秀な人材の確保につながることを願っています。
目次
- オファーレターとは？
- オファーレターと内定通知書との違い
- オファーレターと労働条件通知書との違い
- オファーレターを出す理由
- オファーレターの内容
- オファーレターを出すタイミングと流れ
- オファーレター発行前後の流れ
- オファー面談の重要性
- オファーレター発行後のフォロー
- オファーレター作成時の注意ポイント
- 内定承諾率を上げるためのオファーレターの工夫
- 企業の強みや社風を明確に伝える
- 候補者が自社で働くイメージを持ちやすい情報提供
- 代表からのメッセージを含める
- メンター・リクルーター制度の導入と紹介
- オファーレターのシステム化
- 視覚的な魅力の向上
- すごい人事採用おまかせパックのご紹介
- すごい人事採用おまかせパックとは
- すごい人事採用おまかせパックの導入メリット
- まとめ
オファーレターとは？
オファーレターとは、企業が採用候補者に対して正式に採用を通知し、具体的な労働条件を提示する文書のことです。英語では “Offer Letter” と表記され、直訳すると「申し出の手紙」という意味になります。
日系企業ではこれまであまり馴染みがなかったオファーレターですが、グローバル化や採用市場の競争激化に伴い、近年では導入する企業が増えています。オファーレターは単なる内定通知ではなく、候補者が入社を決断するための重要な判断材料を提供する役割を担っています。
外資系企業のオファーレターには、採用するポジション、給与、勤務時間、福利厚生などの具体的な労働条件が明記されます。これにより、候補者は入社前に自身の待遇を明確に理解することができ、安心して入社の決断をすることができるのです。
企業と候補者間の「雇用契約の約束手形」とも言えるオファーレターは、法的拘束力を持つ場合もあるため、記載内容には十分な注意が必要です。適切に作成されたオファーレターは、候補者に対して企業の誠意と信頼性を示し、内定承諾率の向上につながります。次のパートからは、外資系企業で採用されているオファーレターと日系企業でよく使われる「内定通知書」「雇用条件通知書」の違いについて解説します。
オファーレターと内定通知書との違い
まずはオファーレターと内定通知書の違いについて解説します。どちらも採用の意思を伝える文書ですが、その目的と内容には明確な違いがあります。
日系企業がよく採用している内定通知書は、採用選考の結果、候補者が採用されたことを通知する文書です。いわば「合格通知」のようなもので、採用が決定したことを伝えるものです。内定通知書には、内定の事実、入社予定日、内定の条件（健康診断の結果など）といった基本的な情報が記載されることが一般的です。また、内定通知書と一緒に、内定承諾書や誓約書が同封されることも多く、これらは入社の意思を確認したり、入社にあたっての約束事を記したりするものです。
一方、外資系企業の採用しているオファーレターは、採用通知に加えて、具体的なキャリアプランなどを提示する点が大きく異なります。オファーレターには、より詳細な情報が含まれ、候補者が入社を決断するための重要な判断材料となります。
例えば、内定通知書には「営業部に配属」と記載されているだけかもしれませんが、外資系企業のオファーレターや、後述する労働条件通知書には「営業部 新規開拓チーム」のように、より具体的な配属先が記載されていることがあります。また、給与や福利厚生についても、内定通知書では概要のみの記載にとどまることが多いのに対し、オファーレターではより詳細な条件を明記する企業も多いです。
内定通知書は法的には「条件付き労働契約」と解釈され、内定を承諾した場合、法的な効力を持ちます。ただし、一般的には入社日の2週間前までであれば辞退が可能とされています。オファーレターも同様に法的な効力を持つ場合がありますが、より詳細なキャリアプランを提示することで、入社後のミスマッチを防ぐ役割も担っています。
オファーレターと労働条件通知書との違い
オファーレターと混同されやすいもう一つの文書が「労働条件通知書」です。両者の違いを理解することで、それぞれの役割と重要性がより明確になります。
労働条件通知書は、労働基準法第15条に基づいて、使用者が労働者に対して労働条件を明示するために交付が義務付けられている文書です。具体的には、労働契約の期間、就業場所、業務内容、始業・終業時刻、休憩時間、休日、休暇、賃金、退職に関する事項などを記載することが法律で定められています。
オファーレターと労働条件通知書の最も大きな違いは、交付のタイミングにあります。オファーレターは採用候補者に対して入社前に交付されるのに対し、労働条件通知書は法律上、労働契約締結時（入社時）までに交付することが義務付けられています。
また、オファーレターは企業側から候補者への「申し出」という側面が強いのに対し、労働条件通知書は法律に基づいた「通知」という側面が強いと言えるでしょう。オファーレターには企業の魅力や候補者への期待といった情緒的な要素も含まれることがありますが、労働条件通知書は法定事項を漏れなく記載することが重視されます。
内容面では、オファーレターと労働条件通知書は重複する部分も多いため、近年では両者を一体化させて作成する企業も増えてきています。このような統合型の文書は、法的要件を満たしながらも、候補者に対して企業の魅力を伝えるという二つの目的を同時に達成することができます。
ただし、オファーレターと労働条件通知書を一体化する場合には、労働基準法で定められた記載事項を漏れなく含めることが重要です。法的要件を満たさない労働条件通知書は、後々のトラブルの原因となる可能性があります。
オファーレターを出す理由
ここまで外資系企業で採用されているオファーレターと日系企業でよく使われる「内定通知書」「雇用条件通知書」の違いについて解説してきました。近年では、日系企業でも「内定通知書」「雇用条件通知書」ではなく「オファーレター」を発行するケース、もしくは、「内定通知書」「雇用条件通知書」は条件通知の書類と割り切り、内定承諾率向上を目的とした「オファーレター」の活用を選択する企業が増えてきました。企業がオファーレターを採用する理由は複数あります。単なる形式的な手続きではなく、採用活動の成功と候補者との良好な関係構築に大きく貢献するためです。ここでは、オファーレターを出す主な理由について詳しく解説します。
労働条件について後々の誤解やトラブルを予防するため
「内定通知書」や「労働条件通知書」を別で発行せず、外資系企業のようにオファーレター1本で求職者への通知を行う場合、最も重要な役割の一つは、キャリアプランや条件面を明確に文書化することで、後々の誤解やトラブルを防止することです。採用面接や面談の過程で、給与や勤務条件について口頭で説明することはありますが、それだけでは記憶違いや解釈の相違が生じる可能性があります。
例えば、面接で「基本給は30万円程度を予定しています」と伝えた場合、候補者は「30万円以上」と期待するかもしれませんが、実際には「28万円」という可能性もあります。このような認識のズレは、入社後の不満や早期離職につながりかねません。
オファーレターに具体的な条件面を明記することで、企業と候補者の間で認識を一致させ、入社後のミスマッチを防ぐことができます。特に給与、勤務時間、休日・休暇、福利厚生などの重要な条件については、できるだけ詳細かつ明確に記載することが望ましいでしょう。
また、オファーレターは法的な効力を持つ場合もあるため、企業側にとっても労働条件を明確にしておくことは重要です。後々のトラブルを避けるためにも、オファーレターの内容は人事部門や法務部門でしっかりと確認することをおすすめします。
求職者が現職の退職手続きを進めるため
オファーレターは、特に転職者にとって非常に重要な文書です。多くの転職者は、新しい職場からの正式なオファーレターを受け取るまでは、現職の退職手続きを始めることをためらいます。これは当然のことで、口頭での内定だけでは不安が残るためです。
オファーレターを受け取ることで、転職者は新しい職場での雇用が確実であることを確認でき、安心して現職の退職届を提出することができます。特に、退職から入社までの期間が長い場合（例：退職まで1ヶ月、入社まで2ヶ月など）、その間の生活や収入に不安を感じる候補者も少なくありません。オファーレターによって入社日や給与が明確になれば、そうした不安も軽減されます。
「ぜひ採用したい！」という優秀な候補者がいる場合には、できるだけ早くオファーレターを発行することで、候補者側も退職の手続きを始めやすくなります。特に人材獲得競争が激しい業界では、オファーレターの発行が遅れることで、他社からのオファーを受けて候補者を失うリスクもあります。
求職者に対する正式な通知として
オファーレターは、企業が求職者に対して正式に採用を決定したことを伝えるための手段です。口頭での内定通知だけでは、後々のトラブルに発展する可能性も否定できません。書面で正式な通知を行うことで、求職者に対して安心感を与え、入社への意欲を高めることができます。
また、オファーレターには企業のビジョンや価値観を伝えることもできます。求職者は、オファーレターを通じて企業の文化や働き方について理解を深めることができ、入社後のミスマッチを防ぐことにもつながります。
内定承諾率を高めるため
適切に作成されたオファーレターは、内定承諾率を高める効果があります。オファーレターによって労働条件が明確になり、候補者の不安が解消されれば、内定を承諾する可能性が高まります。
特に、オファーレターに企業の魅力や候補者への期待を盛り込むことで、候補者の入社意欲を高めることができます。例えば、「あなたのこれまでの経験と専門知識は、当社の○○プロジェクトで大いに活かせると確信しています」といったメッセージを含めることで、候補者は自分が歓迎され、期待されていることを実感できます。
実際に、オファーレターの導入や改善によって内定承諾率が大幅に向上した企業の事例も多く報告されています。後述しますが、オファーレターのシステム化や内容の工夫によって、内定承諾率が50%未満から80%超に向上した企業もあります。
企業ブランディング・候補者体験向上の一環として
近年、日系企業でよく使う「オファーレター」の意味合いや期待する効果として、候補者体験（採用CX）の向上や企業ブランディングの一環のために採用するケースも増えています。丁寧に作成されたオファーレターは、企業の姿勢や文化を反映し、候補者に良い印象を与えます。
特に、デザイン性の高いオファーレターや、企業のブランドカラーやロゴを取り入れたオファーレターは、視覚的にも企業のイメージを強化する効果があります。また、経営者や直属の上司からの歓迎メッセージを含めることで、より人間味のあるコミュニケーションが可能になります。
このように、オファーレターは単なる労働条件の通知ではなく、企業と候補者の関係構築や、採用活動の成功に大きく貢献する重要なツールなのです。
オファーレターの内容
オファーレターは、候補者が入社を決断するための重要な判断材料となる文書です。そのため、記載内容は具体的かつ明確であることが求められます。ここでは、効果的なオファーレターに含まれている内容について詳しく解説します。
1. 内定通知
オファーレターの冒頭には、候補者に対する内定の通知を明記します。例えば、「このたび、当社の選考の結果、あなたを○○職として採用することを決定いたしました」といった文言で始まることが一般的です。
この部分では、単に内定の事実を伝えるだけでなく、候補者を選んだ理由や期待を簡潔に述べることで、候補者の入社意欲を高める効果が期待できます。例えば、「あなたの○○における経験と専門知識、そして△△に対する情熱が、当社の求める人材像に合致していると判断いたしました」といった一文を加えることで、候補者は自分が評価されていることを実感できます。
2. 入社予定日
オファーレターには、入社予定日を明確に記載します。「入社日は2025年6月1日（月）とさせていただきます」のように、具体的な日付と曜日を明記することが望ましいでしょう。
ただし、オファーレターを手にしたときには、候補者はまだ現職を退職していないケースが多いため、「入社予定日」として柔軟性を持たせることも重要です。特に転職者の場合、現職の引き継ぎ状況などによって、退職日が予定より前後することもあります。そのため、「入社日については、現職の状況に応じて相談に応じます」といった一文を添えることで、候補者の不安を軽減することができます。
3. ポジション・役職
オファーレターには、候補者が就く予定のポジションや役職を明記します。これは単に「営業部」といった大まかな部署名ではなく、「営業部 新規開拓チーム」のように、できるだけ具体的な配属先を記載することが望ましいでしょう。
また、役職がある場合は「マネージャー」「リーダー」など、その役職名も明記します。これにより、候補者は自分の立場や責任範囲をより明確に理解することができます。
特に転職者の場合、選考の結果、すでに決まったポジションや役職をオファーする場合が多いです。候補者に適した、もしくはチャレンジングだと思えるポジションを提示できると、候補者の入社意識を高められるでしょう。
4. 労働条件
オファーレターの核心部分とも言えるのが、労働条件の記載です。ここでは、労働時間、勤務地、休日・休暇、業務内容などについて、できるだけ詳細に記載することが重要です。
労働時間
・始業・終業時間（例：9:00〜18:00）
・休憩時間（例：12:00〜13:00）
・フレックスタイム制度がある場合はその詳細
・残業の有無や想定される残業時間勤務地
・主たる勤務地の住所
・リモートワークの可否や頻度
・転勤の可能性休日・休暇
・週休日（例：土日祝日）
・年間休日数
・有給休暇の付与日数と取得方法
・特別休暇（慶弔休暇、リフレッシュ休暇など）の種類と日数業務内容
・担当する業務の概要
・プロジェクトや案件の具体例
・期待される役割や成果
入社後に自分はどのように働くのか描けないような薄い内容だと、内定を辞退する候補者が出る可能性があります。候補者が自社で「働きたい！」と思える内容を細かく提示できるようにしましょう。
5. 給与や賞与の支給方法や条件
給与に関する情報は、候補者にとって最も関心の高い項目の一つです。オファーレターには、以下の内容を明確に記載することが重要です。
給与
・基本給の額（例：月給30万円）
・各種手当（住宅手当、通勤手当、役職手当など）の額と支給条件
・給与の支払日（例：毎月25日）
・昇給の時期や条件賞与・ボーナス
・賞与の支給回数（例：年2回）
・支給時期（例：6月、12月）
・賞与の計算方法や目安となる金額
・業績連動型の場合はその条件理論年収
理論年収（想定年俸）についても記載すると、候補者は年間の収入をイメージしやすくなります。月収やそのほか手当などを含めて算出された金額を明示しましょう。
賞与については、前年の実績を踏まえる場合が多いので、オファーレターに書かれた内容と実際の支給額に差が出る可能性があることも、注釈として記載しておくと良いでしょう。
6. 契約期間
雇用契約の期間についても明記します。正社員の場合は「期間の定めなし」となることが一般的ですが、契約社員やプロジェクト単位の採用の場合は、具体的な契約期間（例：2025年6月1日〜2026年5月31日）を記載します。
また、契約更新の可能性や条件についても触れておくと、候補者は将来の見通しを立てやすくなります。どのタイミングで現職を離れたらいいのか、どのくらいの契約期間で成果を出さなければならないのか、といったことが明確になるため、候補者の覚悟ややる気につながります。
7. 退職や解雇について
オファーレターには、退職や解雇に関する条件も記載することが望ましいです。具体的には以下のような内容が含まれます。
退職
・退職の手続き（例：退職希望日の1ヶ月前までに申し出る）
・退職金制度の有無とその条件解雇
・解雇の条件（就業規則に基づく）
・解雇予告や解雇手当に関する規定
これらの情報は、労働条件通知書に記載が義務付けられている項目でもあるため、オファーレターと労働条件通知書を一体化する場合は特に重要です。
8. 福利厚生
福利厚生は、給与とともに候補者の関心が高い項目です。オファーレターには、以下のような福利厚生の内容を具体的に記載します。
社会保険
・健康保険、厚生年金、雇用保険、労災保険の加入状況
各種制度・手当
・住宅手当や家賃補助
・通勤手当
・食事手当や食堂補助
・資格取得支援制度
・社員研修制度
・社員割引制度
・財形貯蓄制度
・持株会制度
・社宅制度福利施設
・社員寮
・保養所
・スポーツ施設
・社内カフェテリアなど
充実した福利厚生は、給与以外の面で候補者の入社意欲を高める重要な要素となります。特に、他社との差別化ポイントとなる独自の福利厚生があれば、積極的にアピールしましょう。
9. 入社までの流れ
最後に、オファーレターには入社までの流れや必要な手続きについても記載します。具体的には以下のような内容が含まれます。
内定承諾の方法と期限
・内定承諾書の返送方法
・承諾の期限（例：本オファーレター受領後2週間以内）入社前に必要な書類や手続き
・提出が必要な書類のリスト（卒業証明書、資格証明書、健康診断書など）
・提出期限
・提出方法入社日当日の案内
・集合時間と場所
・持参するもの
・服装の指定
これらの情報を明確に記載することで、候補者は安心して入社準備を進めることができます。また、入社までの間に不明点や相談事項がある場合の連絡先（担当者名、電話番号、メールアドレスなど）も記載しておくと良いでしょう。
以上のように、オファーレターには候補者が入社を決断するために必要な情報を漏れなく、かつ具体的に記載することが重要です。ただし、情報量が多すぎると読みづらくなるため、レイアウトや見出しを工夫して、視認性の高い文書に仕上げることも忘れないようにしましょう。
必要な方はこちらでオファーレター雛形をダウンロードいただけます。
オファーレターを出すタイミングと流れ
オファーレターは、内容だけでなく、発行するタイミングや発行後の流れも内定承諾率に大きく影響します。ここでは、最適なオファーレターの発行タイミングとその後の流れについて詳しく解説します。
発行のタイミングは内定通知書や採用通知書と同じ
オファーレターを発行するタイミングは、内定通知書や採用通知書と同じく、内定後すぐがベストです。選考プロセスが終了し、採用の意思決定がなされたら、できるだけ早くオファーレターを発行することが望ましいでしょう。
なぜなら、内定後の時間が長くなればなるほど、候補者は他社からのオファーを受ける可能性や、現在の内定に対する不安が高まる可能性があるからです。特に人材獲得競争が激しい業界では、オファーレターの発行が遅れることで、優秀な候補者を失うリスクが高まります。
また、早期にオファーレターを発行することで、候補者の自社への入社意識を高める効果も期待できます。具体的な労働条件や入社後のビジョンが明確になることで、候補者は自分の将来像をより具体的にイメージでき、入社への意欲が高まるのです。
オファーレター発行前後の流れ
オファーレターが発行される前後の流れには、主に以下の2つのパターンがあります。企業の採用プロセスや業界の慣習によって、適切なパターンを選択することが重要です。
パターン1：内定後すぐにオファーレターを発行するケース
1.内定
選考プロセスが終了し、採用の意思決定がなされます。2.企業がオファーレターを発行・送付
内定後すぐに、具体的な労働条件を記載したオファーレターを候補者に送付します。3.候補者よりサインと押印のうえオファーレターもしくは同封の内定承諾書が返送される
候補者は内容を確認し、条件に同意した場合、サインと押印をしてオファーレターまたは内定承諾書を返送します。4.入社
合意された入社日に、候補者は正式に入社します。
このパターンは、労働条件が標準化されていて個別の交渉の余地が少ない場合や、採用プロセスの中で労働条件についての擦り合わせが十分に行われている場合に適しています。また、採用のスピードを重視する場合にも効果的です。
パターン2：オファー面談を経てオファーレターを発行するケース
1.内定
選考プロセスが終了し、採用の意思決定がなされます。2.オファー面談
内定後に、労働条件のすり合わせを行うための面談を実施します。この面談では、給与、勤務条件、役割期待などについて詳細に話し合います。3.オファーレターの発行・送付
オファー面談での合意内容に基づいて、オファーレターを作成し、候補者に送付します。4.入社
合意された入社日に、候補者は正式に入社します。
このパターンは、労働条件に交渉の余地がある場合や、候補者ごとに条件をカスタマイズする必要がある場合に適しています。特に、専門性の高い職種や経験豊富な中堅・シニア層の採用では、このパターンが一般的です。
オファー面談の重要性
オファー面談とは、内定後に行われる労働条件のすり合わせをする面談です。この面談を元にオファーレターや労働条件通知書の内容が決定します。オファー面談は必須ではありませんが、以下のようなメリットがあります。
オファー面談のメリット
候補者の希望や期待を直接聞くことができる
面談を通じて、候補者が重視する労働条件や入社後の期待を詳細に把握することができます。
条件面での誤解やミスマッチを事前に解消できる
面談で労働条件を詳細に説明し、候補者の質問に答えることで、入社後のミスマッチを防ぐことができます。
候補者との信頼関係を強化できる
丁寧なコミュニケーションを通じて、候補者との信頼関係を構築することができます。
入社意欲を高める機会となる
面談で企業の魅力や候補者への期待を伝えることで、入社への意欲を高めることができます。
オファー面談の進め方
事前準備
・候補者の経歴や選考過程での評価を再確認する
・提示可能な労働条件の範囲を明確にしておく
・面談の場所や時間を候補者の都合に合わせて設定する面談の冒頭
・改めて内定の意思を伝え、候補者を歓迎する姿勢を示す
面談の目的（労働条件の擦り合わせ）を明確に伝える
・労働条件の説明と擦り合わせ
・予定している労働条件を具体的に説明する
・候補者の希望や質問を丁寧に聞き取る
・可能な範囲で条件の調整を行う今後の流れの説明
・オファーレターの発行時期や内容について説明する
・入社までのスケジュールや必要な手続きを伝えるクロージング
・候補者の最終的な意向を確認する
・次のステップや連絡方法を明確にする
オファー面談は、候補者が選考の中で聞けなかったことや、クリアになっていなかったことを質問する機会でもあります。人事担当者は、候補者の質問に対して誠実かつ具体的に回答することが重要です。
オファーレター発行後のフォロー
オファーレターを発行した後も、入社までの間、適切なフォローを行うことが内定承諾率を高めるために重要です。以下に、効果的なフォロー方法をいくつか紹介します。
定期的なコミュニケーション
入社までの期間が長い場合は、定期的に連絡を取り、候補者の状況を確認することが大切です。例えば、月に1回程度、メールや電話で近況を尋ねたり、入社準備の進捗を確認したりすることで、候補者は自分が大切にされていると感じることができます。
会社の最新情報の共有
会社のニュースや新しい取り組み、イベントなどの情報を共有することで、候補者の会社への関心と理解を深めることができます。社内報や社員向けニュースレターを共有するのも効果的です。
配属予定部署との交流機会の提供
可能であれば、入社前に配属予定の部署のメンバーと交流する機会を設けることも有効です。ランチ会や部署の定例会議への参加など、カジュアルな形での交流を通じて、入社後の人間関係への不安を軽減することができます。
入社前研修や勉強会の案内
業界や職種によっては、入社前に特定のスキルや知識を身につけておくことが望ましい場合があります。そのような場合は、関連する研修や勉強会の情報を提供し、必要に応じて参加を促すことも検討しましょう。
入社日直前の最終確認
入社日の1週間前程度には、最終確認の連絡を入れ、当日の集合時間や場所、持参物などを再確認します。また、初日のスケジュールを事前に共有することで、候補者の不安を軽減することができます。
以上のように、オファーレターの発行タイミングとその後の流れを適切に管理することで、内定承諾率の向上と、入社後のスムーズな適応を促進することができます。特に、候補者一人ひとりの状況や希望に合わせたきめ細かな対応が、優秀な人材の確保につながるでしょう。
オファーレター作成時の注意ポイント
オファーレターは内定承諾率を高める重要なツールですが、作成時には注意すべきポイントがいくつかあります。適切に作成されたオファーレターは候補者の不安を解消し、入社意欲を高めますが、不適切な内容や表現は逆効果になる可能性もあります。ここでは、オファーレター作成時の主な注意ポイントについて解説します。
具体的かつ明確な記載
「内定通知書」や「労働条件通知書」を別で発行せず、外資系企業のようにオファーレター1本で求職者への通知を行う場合、最も重要な役割は、労働条件を明確に伝えることです。曖昧な表現や抽象的な言葉は避け、具体的な数字や条件を明記するようにしましょう。
例えば、「給与は経験・能力に応じて決定します」という表現ではなく、「基本給月額30万円（年収360万円）、別途業績に応じた賞与年2回（前年度実績：基本給の4ヶ月分）」のように、具体的な金額や計算方法を示すことが望ましいです。
また、「福利厚生が充実しています」という抽象的な表現ではなく、「社会保険完備（健康保険、厚生年金、雇用保険、労災保険）、住宅手当月額3万円、通勤手当全額支給、社員食堂（昼食補助あり）、財形貯蓄制度、社員持株会」のように、具体的な制度や金額を列挙することで、候補者は自分の待遇を正確に理解することができます。
法的な整合性
「内定通知書」や「労働条件通知書」を別で発行しない場合は特に、オファーレターは法的な効力を持つ可能性がある文書です。そのため、労働基準法をはじめとする関連法規に準拠した内容にすることが重要です。特に、労働条件通知書としての役割も兼ねる場合は、法定記載事項を漏れなく含める必要があります。
主な法定記載事項には以下のようなものがあります
・労働契約の期間
・就業場所と従事する業務
・始業・終業時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇
・賃金の決定方法、計算方法、支払方法、締切日と支払日
・退職に関する事項（解雇の事由を含む）
これらの項目について、法律に違反する内容や、実態と異なる内容を記載することは避けなければなりません。不明点がある場合は、人事部門や法務部門、または社会保険労務士などの専門家に確認することをおすすめします。
パーソナライズ
日系企業で「内定通知書」や「労働条件通知書」は今まで通り発行するものの、候補者体験（採用CX）向上のためにオファーレターを取り入れる企業も増えています。その場合には特に、単なる定型文書ではなく、候補者一人ひとりに向けたパーソナライズされた文書であることが望ましいです。候補者の名前はもちろん、選考過程で評価された点や、入社後に期待する役割など、その候補者固有の内容を含めることで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。
例えば、「あなたの○○業界での経験と△△のスキルは、当社の□□プロジェクトで大いに活かせると確信しています」といった一文を加えることで、候補者は自分が評価され、期待されていることを実感できます。
また、可能であれば、直属の上司や部門長からのメッセージを含めることも効果的です。「○○部の部長の山田より：あなたのチームへの参加を心待ちにしています。あなたの経験を活かして、一緒に新しい価値を創造していきましょう」といったメッセージは、候補者に歓迎されている感覚を与え、入社意欲を高める効果があります。
企業文化の反映
オファーレターは、企業の価値観やビジョン、文化を伝える機会でもあります。単に労働条件を列挙するだけでなく、企業の理念や目指す方向性、大切にしている価値観などを盛り込むことで、候補者は入社後の環境をより具体的にイメージすることができます。
例えば、「当社は『顧客第一』『挑戦と革新』『チームワーク』を大切にしています。あなたにもこれらの価値観に共感し、体現していただきたいと考えています」といった一文を加えることで、企業文化への理解を促すことができます。
また、企業の成長ストーリーや将来ビジョンを簡潔に伝えることで、候補者は自分のキャリアパスをより明確にイメージすることができるでしょう。
視覚的な魅力
オファーレターは内容だけでなく、見た目も重要です。読みやすいレイアウト、適切なフォントサイズ、余白の確保などに配慮し、視覚的にも魅力的な文書に仕上げることが望ましいです。
企業のロゴやブランドカラーを取り入れることで、企業イメージを強化することもできます。また、重要な情報は太字や下線、色分けなどで強調し、一目で分かるようにすることも効果的です。
ただし、装飾が過剰になると逆に読みづらくなるため、シンプルさとのバランスを取ることが重要です。基本的には、内容が明確に伝わることを最優先に考えましょう。
誠実さと透明性
オファーレターでは、誠実さと透明性を心がけることが重要です。入社後に「聞いていた話と違う」という事態を避けるためにも、キャリアプランや業務内容については正確かつ誠実に記載する必要があります。
残業の可能性や繁忙期の状況、業務上の課題など、ネガティブに捉えられる可能性のある情報についても、適切な表現で伝えることが望ましいです。例えば、「プロジェクトの進捗状況によっては、月に数回程度の残業や休日出勤をお願いする場合があります」といった形で、正直に伝えつつも過度な不安を与えない表現を心がけましょう。
また、特に「内定通知書」や「労働条件通知書」を別で発行せず、外資系企業のようにオファーレター1本で求職者への通知を行う場合、入社後に変更の可能性がある条件（配属先や業務内容など）については、その旨を明記することで、後々のトラブルを防ぐことができます。
期限と連絡先の明記
オファーレターには、内定承諾の期限と連絡先を明記する場合もあります。候補者が検討や質問のための十分な時間を確保できるよう、適切な期限を設定しましょう。一般的には、オファーレター受領後1〜2週間程度の期限が設定されることが多いですが、業界や時期によって適切な期間は異なります。
また、質問や相談がある場合の連絡先（担当者名、電話番号、メールアドレスなど）を明記し、候補者が気軽に連絡できる環境を整えることも大切です。「不明点や質問がございましたら、いつでもお気軽にご連絡ください」といった一文を添えることで、候補者の不安を軽減することができます。
機密保持への配慮
オファーレターには、給与や福利厚生など、企業の内部情報が含まれることが多いため、機密保持への配慮も必要です。特に、メールでオファーレターを送付する場合は、パスワード保護をかけるなどの対策を検討しましょう。
また、オファーレターの冒頭や末尾に「本文書は機密情報を含むため、取り扱いにご注意ください」といった注意書きを加えることも一つの方法です。
以上のポイントに注意してオファーレターを作成することで、候補者に対して企業の誠意と信頼性を示し、内定承諾率の向上につなげることができるでしょう。オファーレターは単なる事務手続きではなく、候補者との重要なコミュニケーションツールであることを忘れずに、丁寧に作成することが大切です。
内定承諾率を上げるためのオファーレターの工夫
主に日系企業で、「オファーレター」の形式を導入し始める企業は「内定承諾率向上」を目的とするケースが覆うのではないでしょうか？オファーレターは「内定通知書」や「労働条件通知書」のような、単なる内定通知や労働条件の提示だけでなく、候補者の内定承諾率を高めるための重要なツールです。適切に工夫されたオファーレターは、候補者の不安を解消し、入社への意欲を高める効果があります。日系企業では、「内定通知書」や「労働条件通知書」 と併用し、「内定承諾率向上」のために、オファーレターを別で作成して役割分担をするケースも多いです。ここでは、内定承諾率を上げるための具体的な工夫について解説します。
必要な方はこちらでオファーレター雛形をダウンロードいただけます。
パーソナライズされたオファープロセスの導入
一律同じ内容のオファーレターではなく、候補者一人ひとりの特性や経験、選考過程での評価ポイントに合わせてカスタマイズすることが効果的です。
候補者の強みや評価ポイントの明記
選考過程で高く評価された点や、入社後に期待する役割を具体的に記載することで、候補者は自分が評価され、期待されていることを実感できます。例えば、「あなたの○○業界での経験と△△のスキルは、当社の□□プロジェクトで大いに活かせると確信しています」といった一文を加えることが効果的です。
配属予定部署の部長からのメッセージを含める
オファーレターに配属予定部署の部長や直属の上司からのパーソナルメッセージを含めることで、候補者は入社後の環境をより具体的にイメージすることができます。例えば、「○○部の部長の山田より：あなたのチームへの参加を心待ちにしています。あなたの経験を活かして、一緒に新しい価値を創造していきましょう」といったメッセージは、候補者に歓迎されている感覚を与え、入社意欲を高める効果があります。
実際に、候補者の配属予定の部署の部長が修正/加筆を行うプロセスを導入することで、内定承諾率が20%以上向上した企業の事例も報告されています。
企業の強みや社風を明確に伝える
オファーレターは、企業の価値観やビジョン、文化を伝える絶好の機会です。候補者が「この会社で働きたい」と思えるような企業の魅力を効果的に伝えましょう。
企業のビジョンや価値観の共有
企業の理念や目指す方向性、大切にしている価値観を盛り込むことで、候補者は自分がその一員となることの意義を感じることができます。例えば、「当社は『顧客第一』『挑戦と革新』『チームワーク』を大切にしています。あなたにもこれらの価値観に共感し、体現していただきたいと考えています」といった一文を加えることが効果的です。
成長機会やキャリアパスの提示
候補者が入社後にどのように成長できるか、どのようなキャリアパスがあるかを具体的に示すことで、長期的な展望を持って入社を検討することができます。例えば、「入社後は3ヶ月間の研修プログラムを経て、実務に携わっていただきます。その後、経験を積みながら、プロジェクトリーダーやマネージャーへのキャリアパスを目指していただけます」といった情報を提供することが有効です。
候補者が自社で働くイメージを持ちやすい情報提供
オファーレターには、候補者が入社後の生活やワークスタイルをイメージできるような情報を含めることが重要です。
具体的な業務内容や担当プロジェクトの説明
抽象的な職務内容ではなく、実際に担当する予定の業務やプロジェクトについて具体的に説明することで、候補者は入社後の自分の役割をより明確にイメージすることができます。例えば、「入社後は、現在進行中の○○プロジェクトに参画いただき、△△の開発を担当していただく予定です」といった情報を提供することが効果的です。
職場環境や社内の雰囲気の紹介
オフィスの様子や働き方、チームの雰囲気などを伝えることで、候補者は入社後の環境をより具体的にイメージすることができます。可能であれば、オフィスの写真や社内イベントの様子などを添付することも検討しましょう。
代表からのメッセージを含める
企業の代表者（社長やCEO）からの直接のメッセージを含めることで、候補者は企業全体から歓迎されていると感じ、入社への意欲が高まります。
歓迎のメッセージと期待の表明
代表者からの歓迎のメッセージと、候補者への期待を表明することで、候補者は自分の入社が企業にとって重要であると感じることができます。例えば、「代表取締役の鈴木より：あなたの入社を心より歓迎します。あなたの経験と情熱が、当社の成長に大きく貢献すると確信しています」といったメッセージが効果的です。
企業のビジョンや将来展望の共有
代表者の言葉で企業のビジョンや将来展望を伝えることで、候補者は自分がその一員となることの意義をより深く理解することができます。例えば、「当社は今後5年間で○○を実現し、業界のリーディングカンパニーを目指しています。あなたにはその重要な一翼を担っていただきたいと考えています」といったメッセージが有効です。
実際に、代表への面談や代表からのメッセージを含めることで、内定承諾率が70%超に向上した企業の事例も報告されています。
メンター・リクルーター制度の導入と紹介
入社前から入社後のサポート体制を整え、それをオファーレターで伝えることで、候補者の不安を軽減し、入社への意欲を高めることができます。
メンター制度の紹介
入社後に専任のメンターがサポートすることを伝えることで、候補者は入社後の不安を軽減することができます。例えば、「入社後は、同じ部署の先輩社員がメンターとして3ヶ月間サポートします。業務上の質問だけでなく、社内の慣習や働き方についても気軽に相談できる環境を整えています」といった情報を提供することが効果的です。
リクルーター制度の紹介
選考過程でかかわったリクルーターが入社後もサポートすることを伝えることで、候補者は継続的な支援を期待することができます。例えば、「選考過程でお世話になった人事部の田中が、入社後も定期的に面談を行い、あなたの活躍をサポートします」といった情報を提供することが有効です。
メンター・リクルーター制度の導入は、内定承諾率を高めるだけでなく、入社後の早期離職防止にも効果があります。
オファーレターのシステム化
オファーレターの作成や送付、フォローアップのプロセスをシステム化することで、効率的かつ効果的なオファープロセスを実現することができます。
テンプレートの標準化と自動生成
オファーレターのテンプレートを標準化し、候補者情報や労働条件などを自動的に反映させるシステムを導入することで、作成の効率化と品質の均一化を図ることができます。ただし、パーソナライズの要素は残すことが重要です。
フォローアップの自動化
オファーレター送付後のフォローアップメールや、入社前の定期的な連絡などを自動化することで、候補者とのコミュニケーションを途切れさせることなく、効率的に維持することができます。
視覚的な魅力の向上
オファーレターの視覚的な魅力を高めることで、候補者に良い印象を与え、内定承諾率を向上させることができます。
プロフェッショナルなデザインの採用
企業のブランドイメージに合ったプロフェッショナルなデザインを採用することで、オファーレターの印象が大きく向上します。ロゴやブランドカラーの使用、適切なフォントの選択、余白のバランスなどに配慮しましょう。
デジタル技術の活用
PDFだけでなく、インタラクティブなデジタルオファーレターを導入することも検討しましょう。例えば、動画メッセージへのリンクや、社内の様子を紹介する写真ギャラリー、FAQセクションなどを含めることで、より豊かな情報を提供することができます。
以上のような工夫を取り入れることで、オファーレターの効果を最大化し、内定承諾率を向上させることができるでしょう。ただし、最も重要なのは、候補者一人ひとりに真摯に向き合い、誠実なコミュニケーションを心がけることです。形式的なオファーレターではなく、候補者の不安や期待に寄り添った内容にすることが、内定承諾率向上の鍵となります。
すごい人事採用おまかせパックのご紹介
内定承諾率を高めるオファーレターの重要性と作成方法について詳しく解説してきましたが、実際の運用においては適切なツールやサービスの活用が効率化と品質向上のカギとなります。ここでは、オファーレターの作成・管理から採用活動全般をサポートする「すごい人事採用おまかせパック」についてご紹介します。
すごい人事採用おまかせパックとは
「すごい人事採用おまかせパック」は、採用活動の効率化と品質向上を実現する総合的な採用支援(RPO)サービスです。特に中小企業から大企業まで、あらゆる規模の企業の採用担当者や人事責任者の業務負担を軽減し、採用成功率を高めることを目的としています。
「内定承諾率向上」のためのオファーレターの作成・管理はもちろん、応募者管理、選考プロセスの効率化、内定者フォローまで、採用活動の全プロセスをサポートする機能を備えています。
すごい人事採用おまかせパックの導入メリット
1. 内定承諾率の向上
適切にパーソナライズされたオファーレターの作成と、効果的な内定者フォローにより、内定承諾率の向上が期待できます。実際に「すごい人事採用おまかせパック」を導入した企業では、内定承諾率が平均20%以上向上したという実績があります。
2. 業務効率の大幅な改善
オファーレターの作成から送付、フォローアップまでの一連のプロセスを自動化・効率化することで、採用担当者の業務負担を大幅に軽減することができます。これにより、より戦略的な採用活動に時間を割くことが可能になります。
3. 採用ブランディングの強化
プロフェッショナルなオファーレターと丁寧な内定者フォローは、企業の採用ブランディングの強化にもつながります。候補者は自社での体験を周囲に共有することが多いため、良い印象を与えることで口コミによる採用効果も期待できます。
4. データドリブンな基づく採用活動の改善
「すごい人事採用おまかせパック」の200社以上の事例データを活用することで、採用活動の各段階における課題を可視化し、データに基づいた改善を行うことができます。これにより、採用活動の質と効率を継続的に向上させることが可能です。
まとめ
本記事では、内定承諾率を上げるオファーレターについて詳しく解説してきました。内定承諾率を高めるためのオファーレター作成と管理は、採用成功の重要な要素です。「すごい人事採用おまかせパック」を活用することで、効率的かつ効果的なオファープロセスを実現し、優秀な人材の確保につなげることができます。
採用活動の課題を抱えている企業様は、ぜひ「すごい人事採用おまかせパック」の導入をご検討ください。
「すごい人事」情報局運営元：株式会社Crepe
Crepeでは、「人事が変われば、組織が変わる」というコンセプトのもと、⚫︎各種業界1300名の人事が在籍。工数・知見を補う「即戦力」レンタルプロ人事マッチングサービス
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