採用予算の決め方｜中小企業が「いくら使うか」を経営と合意するための考え方
中小企業の人事担当者にとって、最も頭を悩ませる業務の一つが「採用予算の確保」ではないでしょうか。
「良い人材を採りたいが、経営陣から予算の承認が下りない」「前年踏襲の予算しか組めず、新しい採用手法に挑戦できない」「そもそも、自社にとって適正な採用予算がいくらなのか分からない」——このような悩みを抱える人事担当者は少なくありません。特に中小企業では、採用予算が「コスト（経費）」として捉えられがちであり、経営陣から「なるべく安く済ませてほしい」と要求されるケースが散見されます。
しかし、採用は企業成長のための「投資」です。本記事では、中小企業の人事・経営者に向けて、採用予算の正しい決め方から、経営陣と合意形成を図るための具体的なステップ、そして限られた予算を最大化する考え方までを完全ガイドとして解説します。
目次
- 採用予算とは？「経費」ではなく「投資」として捉える
- 中小企業の採用予算「3つの決め方パターン」
- 採用人数から予算を逆算する具体的な4ステップ
- 経営陣と合意する「採用予算の説明の型」
- 予算が限られているときの優先順位のつけ方
- 採用予算のPDCA：「使って終わり」にしない仕組みをつくる
- まとめ
採用予算とは？「経費」ではなく「投資」として捉える
採用予算を決める前に、まず「採用予算とは何か」という前提を経営陣とすり合わせる必要があります。ここがズレていると、いくら精緻な予算案を作っても承認を得ることはできません。
採用予算に含まれる費目の全体像
採用予算と聞くと、求人広告費や人材紹介会社への紹介手数料など、外部に支払う「見えやすいコスト」だけを想像しがちです。しかし、実際の採用活動には以下のような多岐にわたる費用が発生しています。
| 費目カテゴリ | 具体的な内容 |
| 母集団形成費 | 求人広告掲載費、ダイレクトリクルーティングのシステム利用料、人材紹介手数料など |
| 制作費 | 採用サイトの構築・改修費、会社案内パンフレット、採用動画の制作費など |
| システム費 | ATS（採用管理システム）の月額利用料、Web面接ツールの利用料など |
| 選考・コミュニケーション費 | 適性検査の受検料、面接会場費、候補者との会食費、内定者フォローイベントの費用など |
| 人件費（内部コスト） | 人事担当者・面接官の稼働時間（人件費換算）、採用代行（RPO）への委託費など |
これらすべての総和が、本来の意味での「採用予算」です。特に中小企業では、現場のエース社員が面接官を務めることが多く、その「見えない人件費」が経営を圧迫しているケースも少なくありません。例えば、年収600万円の部長が週2時間の採用面接を3ヶ月間続けると、それだけで約17万円の人件費が発生します。こうした内部コストを可視化することが、採用予算全体を正確に把握する第一歩となります。
「採用予算＝経費」という誤解が採用力を弱くする
多くの企業で採用予算が削られやすい最大の理由は、採用を「経費（コスト）」として捉えているからです。経費であれば、1円でも安く抑えるのが経営のセオリーです。
しかし、採用は「事業計画を達成するための人材投資」です。例えば、「新規事業を立ち上げて年間1億円の売上を作るために、年収600万円の営業マネージャーを採用する」というケースを考えてみましょう。この採用に200万円の紹介手数料がかかったとしても、1億円の売上を生み出すための初期投資（ROI：投資利益率）と考えれば、決して高い金額ではありません。
採用予算を「いかに安く抑えるか」ではなく、「事業成長のために、いくら投資して、いつまでに回収するか」という視点に切り替えることが、経営陣との合意形成の第一歩となります。
中小企業の採用予算の実態と相場感
では、中小企業は実際にどれくらいの採用予算を確保しているのでしょうか。採用手法によって大きく異なりますが、一般的な目安として以下のような水準が参考になります。
中途採用においては、求人広告（Indeed等の成果報酬型）を活用する場合、1名採用あたり30〜80万円程度が一般的な相場です。人材紹介（エージェント）を利用する場合は、採用した人材の年収の30〜35%が手数料として発生するため、年収400万円の人材であれば120〜140万円、年収600万円であれば180〜210万円程度になります。ダイレクトリクルーティングを活用する場合は、システム利用料として月額数万円〜数十万円の定額費用がかかりますが、採用人数が増えるほど1名あたりのコストが下がる構造になっています。
新卒採用においては、マイナビ・リクナビへの掲載費用として数十万円〜数百万円、インターンシップの運営費、内定者フォローのイベント費用などを合算すると、1名あたり50〜100万円程度の予算が必要になるケースが多いです。
これらの数字はあくまでも目安であり、業種・職種・採用難易度・採用人数によって大きく変動します。重要なのは「相場と比較して安いか高いか」ではなく、「自社の採用目標を達成するために必要な投資額はいくらか」という視点で予算を設計することです。
中小企業の採用予算「3つの決め方パターン」
では、具体的に採用予算はどのように決めるべきでしょうか。中小企業で見られる代表的な3つのパターンと、それぞれのメリット・デメリットを整理します。
パターン① 前年踏襲型（最もよくある失敗パターン）
「昨年は求人広告に100万円使ったから、今年も100万円で組む」という決め方です。多くの中小企業がこの手法を採用していますが、実は最も危険なパターンです。
採用市場は年々変化しており、特に近年は深刻な人手不足により採用単価が高騰しています。前年と同じ予算、同じ手法で同じ人数の採用ができる保証はどこにもありません。また、事業計画（今年は何人必要なのか）と予算が連動していないため、「予算は使い切ったが、必要な人数が採れなかった」という事態に陥りやすくなります。さらに、「採れなかった」という結果が繰り返されることで、採用活動への社内の信頼が失われ、次年度の予算獲得がさらに難しくなるという悪循環を生みます。
パターン② 採用人数逆算型（推奨：目標から逆算する）
「今年は何人採用する必要があるのか」という目標から逆算して予算を算出する手法です。例えば、「営業職を3名採用する」という目標があり、自社の過去のデータから「営業職1名あたりの採用単価実績が80万円」だと分かっていれば、「80万円 × 3名 ＝ 240万円」がベースとなる予算案になります。
事業計画と連動しており、根拠が明確なため、経営陣にも説明しやすいのが特徴です。初年度でデータがない場合は、業界の平均的な採用単価を参考に試算し、翌年以降は自社実績で精度を上げていきます。本記事では、この「採用人数逆算型」をベースにした予算策定を推奨します。
パターン③ ROI投資型（経営者を動かす最強の説明法）
採用人数逆算型をさらに進化させ、「その人材を採用することで、会社にどれだけの利益（またはコスト削減）をもたらすか」という投資対効果（ROI）から予算の上限を決める手法です。「このエンジニアを採用できれば、現在外注しているシステム開発費を年間500万円削減できる。だから、採用費として150万円までは投資しても1年以内に回収できる」というロジックです。
このアプローチの最大のメリットは、経営者にとって最も納得感が高く、予算の承認が下りやすいことです。「採用費は高い」という感覚を「これだけのリターンが見込める投資だ」という認識に変換できるため、特に経営者との合意形成において絶大な効果を発揮します。
採用人数から予算を逆算する具体的な4ステップ
ここからは、推奨する「採用人数逆算型」を用いて、実際に採用予算を算出する具体的な手順を4つのステップで解説します。
ステップ① 採用目標と期限を決める
まずは、経営計画や各部門からの人員要請をもとに、「いつまでに」「どんな人材を」「何名」採用するのかを明確にします。職種・ポジション、採用人数、採用期限、必須要件・妥協できる条件を具体的に定義することが出発点です。
この前提条件が曖昧なまま予算を組むと、後から要件が上がり予算が足りなくなるという事態を招きます。特に「できれば即戦力が欲しい」「マネジメント経験があればなお良い」といった「あれば良い」条件が後から必須化されるケースは非常に多く、採用単価を大幅に引き上げる原因になります。採用目標を設定する段階で、人事担当者と採用部門の責任者、そして経営陣が同席して「採用ペルソナ」を合意しておくことが理想的です。
ステップ② 歩留まりから「必要応募数」を出す
次に、目標人数を採用するために「何名の応募が必要か」を算出します。自社の過去の採用データから、書類選考通過率・面接通過率・採用率・内定承諾率を割り出し、逆算します。
例えば、書類通過率30%・一次面接通過率40%・最終面接通過率50%・内定承諾率80%の場合、応募から入社に至る確率は「0.3 × 0.4 × 0.5 × 0.8 ＝ 4.8%」となります。2名を採用するためには「2名 ÷ 4.8% ≒ 42名」の応募が必要です。
初年度でデータがない場合は、業界平均や採用手法ごとの一般的な歩留まり率を参考にしながら試算します。重要なのは、この「歩留まり」を意識することで、「応募が少ない」「内定承諾率が低い」など、どこにボトルネックがあるかを特定し、改善施策を打てるようになることです。
ステップ③ 許容CPA（応募単価）から予算総額を試算する
必要応募数が算出できたら、1応募を獲得するためにいくらまでかけられるか（許容CPA：Cost Per Action）を設定し、予算総額を試算します。
許容CPAの目安は、「採用単価の上限 ÷ 必要応募数」で算出できます。例えば、採用単価の上限を200万円と設定し、42名の応募が必要な場合、「200万円 ÷ 42名 ≒ 4.8万円」が1応募あたりの許容コストとなります。「ターゲット層の応募1件を獲得するのに約5万円かかる」と仮定すれば、「42名 × 5万円 ＝ 210万円」が母集団形成にかかる予算の目安です。
この数字を採用手法ごとに比較することで、「どの媒体・手法が最もコスト効率が高いか」を客観的に評価できるようになります。
ステップ④ チャネル（採用手法）に予算を配分する
予算総額が見えたら、それをどの採用手法に配分するかを決定します。1つの手法に依存するのではなく、リスクを分散させるために複数のチャネルを組み合わせる「ポートフォリオ」の考え方が重要です。
例えば210万円の予算であれば、ダイレクトリクルーティング（80万円）・求人広告（80万円）・リファラル採用インセンティブ（20万円）・予備費（30万円）のように配分します。予備費を10〜15%程度確保しておくことで、採用状況に応じて柔軟に追加投資できる余裕を持たせることができます。
経営陣と合意する「採用予算の説明の型」
精緻な予算案を作成しても、経営陣から「高すぎる」「もっと削れないか」と差し戻されることは珍しくありません。ここでは、経営陣を納得させ、予算を引き出すための「説明の型」を3つ紹介します。
経営者が「採用予算を出したくない」3つの理由
経営者が予算承認を渋る背景には、主に以下の3つの理由があります。第一に「投資対効果（ROI）が見えない」こと、第二に「採用市場の相場感が分からない」こと、そして第三に「早期離職のリスクが怖い」ことです。これらの懸念を先回りして払拭するプレゼンテーションを準備することが、人事担当者の重要な役割です。
アプローチ① 「採用しないコスト（空席コスト）」を提示する
経営陣を説得する上で最も効果的なのが、「もし採用できなかった場合、会社にどれだけの損失が発生するか」を金額で提示することです。
例えば、月間粗利200万円を稼ぐ営業担当者のポジションが、採用遅れにより3ヶ月間空席になった場合、「200万円 × 3ヶ月 ＝ 600万円」の機会損失が発生していることになります。「採用予算の200万円をケチった結果、600万円の売上を逃すことになりますが、よろしいでしょうか？」と問いかけることで、経営陣の視点を「コスト削減」から「機会損失の回避」へと引き上げることができます。
この「採用しないコスト」の考え方は、経営者が最も理解しやすい「損益」の言語で話すことができるため、採用予算の議論を「いくら削るか」ではなく「いくら投資すべきか」に変換する最強の武器となります。
アプローチ② 採用単価の「市場相場」をデータで示す
経営陣の相場感がアップデートされていない場合は、客観的な外部データを用いて「今の採用市場の現実」を伝える必要があります。
「5年前は求人広告を出せば応募が来たが、今は来ない」「人材紹介の手数料は昔から年収の30〜35%が相場だ」という現実を、業界調査レポートや採用媒体の公開データを引用しながら説明します。「競合のA社はダイレクトリクルーティングに年間300万円投資している」という具体的な競合事例を示すことも、経営者の危機感を高める上で効果的です。
自社の予算案が「市場の適正価格に基づいた合理的な投資計画である」という事実を、感情論ではなくデータで証明することが重要です。
アプローチ③ 「定着・活躍」までのロードマップをセットで提案する
「すぐ辞められたら丸損だ」という懸念に対しては、採用予算の提案と同時に「オンボーディング（入社後定着）施策」をセットで提案します。
「採用に200万円投資しますが、入社後3ヶ月間はメンター制度を導入し、週次の1on1を実施することで早期離職を防ぐ体制を整えます。過去の採用実績では、オンボーディングを実施した社員の1年定着率は90%以上です」と説明できれば、経営陣は安心して投資を決断できます。採用費と定着施策をセットで提案することで、「採用して終わり」ではなく「活躍まで責任を持つ」という人事担当者としての姿勢を示すことができます。
予算が限られているときの優先順位のつけ方
とはいえ、中小企業では「どうしても予算が捻出できない」という現実的な壁に直面することもあります。限られた予算の中で、どこにお金をかけ、どこを削るべきか、優先順位の考え方を解説します。
削ってはいけない費目：「採用資産」になるものに優先投資する
採用サイト・採用ピッチ資料の制作費は、すべての採用チャネルの受け皿となる基盤であり、ここをケチると広告費をかけても応募に繋がりません。求人広告を見た候補者が最初に訪問するのは採用サイトです。採用サイトが古い、情報が少ない、魅力が伝わらないという状態では、せっかく集めた応募者が離脱してしまいます。
リファラル採用のインセンティブも、削ってはいけない費目の一つです。社員紹介による採用は、採用コストが低く、カルチャーフィットが高く、定着率も高いという三拍子揃った最強の採用手法です。インセンティブを設定することで、社員が積極的に紹介活動に参加するようになります。
ATS（採用管理システム）の利用料は、人事担当者の工数を大幅に削減し、内部コストを圧縮する効果があります。月額数万円の投資で、書類管理・面接調整・候補者とのコミュニケーションを効率化できるため、費用対効果は非常に高いと言えます。
削っていい費目：「掛け捨て」になりやすいものを見直す
ターゲットが不明確な惰性の求人広告は、最優先で見直すべき費目です。「とりあえず掲載しておく」という姿勢の広告は、応募の質が低く、選考工数だけが増えるという悪循環を生みます。媒体ごとの応募数・書類通過率・採用率・採用単価を必ず記録し、費用対効果の低い媒体は迷わず撤退する判断が必要です。
難易度の高いポジション以外への人材紹介依存も見直しの対象です。年収の30〜35%という手数料は、採用人数が増えるほど総額が膨らみます。ダイレクトリクルーティングや求人広告で採用できる難易度のポジションは、できる限り自社で採用活動を行い、人材紹介は「どうしても自社では採れない」ポジションに限定して活用するのが賢明です。
「お金」がないなら「時間と知恵」で補う
予算が少ない場合は、人事や現場社員の「時間（工数）」を投資してカバーするしかありません。ダイレクトリクルーティングのスカウト文面を個別にカスタマイズして返信率を高める、SNSやnoteで自社の魅力を継続的に発信して潜在層のファンを育てる、経営陣自らがリファラル採用を推進するなど、お金をかけずに「採用力」を高める施策は数多くあります。
これらは即効性はありませんが、地道に続けることで「お金をかけなくても人が集まる」強い採用ブランドを構築することに繋がります。採用ブランドが確立されると、採用コストの構造的な削減が実現し、中長期的には採用予算を大幅に圧縮することも可能になります。
採用予算のPDCA：「使って終わり」にしない仕組みをつくる
採用予算は、一度決めたら終わりではありません。採用活動の結果を定期的に振り返り、次の予算策定に活かすPDCAサイクルを回すことが、採用力の継続的な向上につながります。
記録すべき4つのKPI
採用活動の効果を測定するために、最低限以下の4つのKPIを記録することを推奨します。
| KPI | 計算式 | 活用方法 |
| 採用単価 | 採用にかかった総費用 ÷ 採用人数 | 手法・媒体ごとのコスト効率を比較する |
| 応募単価（CPA） | 採用にかかった総費用 ÷ 応募数 | 媒体の費用対効果を比較する |
| 歩留まり率 | 各選考フェーズの通過率 | 選考のボトルネックを特定する |
| 定着率（1年・3年） | 入社後1年・3年時点での在籍率 | 採用の質を評価する |
これらのデータを蓄積することで、「どの媒体で採用した人材が最も定着しているか」「どのポジションの採用コストが高騰しているか」といった分析が可能になり、次年度の予算配分の精度が格段に向上します。
四半期ごとの予算レビューを習慣化する
採用予算は年度初めに一括で決めるのではなく、四半期ごとにレビューする仕組みを作ることを推奨します。採用市場は常に変動しており、年度途中で「予算を追加すべき状況」や「予算を別の手法に振り替えるべき状況」が発生することは珍しくありません。
四半期レビューでは、「計画対比での採用進捗」「媒体ごとの費用対効果」「残予算の配分計画」を経営陣に報告し、必要に応じて予算の組み替えを承認してもらう仕組みを作ることで、人事担当者が採用活動を機動的に進められる環境が整います。
まとめ
採用予算は、単なる「経費」ではなく、企業の未来を創るための「投資」です。
中小企業が適正な採用予算を確保し、経営陣と合意するためには、以下のポイントが不可欠です。
まず、前年踏襲をやめ、「採用目標人数」と「歩留まり」から必要な予算を逆算することが基本です。次に、「採用しないことによる機会損失（空席コスト）」を金額で提示し、投資の必要性を経営者の言語で説くことが重要です。そして、市場相場という客観的データを用いて予算の妥当性を証明し、定着施策とセットで提案することで経営者の懸念を払拭します。
予算が限られている場合は、「採用資産になるもの」に優先投資し、足りない分は「時間と知恵」でカバーする姿勢が求められます。そして採用活動の結果を定期的に振り返り、PDCAを回すことで採用力を継続的に高めていくことが、中長期的な採用コストの最適化に繋がります。
「いくら使うか」という金額の多寡に囚われるのではなく、「その投資が自社にどのようなリターンをもたらすか」という経営視点を持つことが、強い人事担当者への第一歩となります。本記事の考え方を参考に、ぜひ自社の採用予算のあり方を見直してみてください。
「すごい人事」情報局運営元：株式会社Crepe
Crepeでは、「人事が変われば、組織が変わる」というコンセプトのもと、⚫︎各種業界1300名の人事が在籍。工数・知見を補う「即戦力」レンタルプロ人事マッチングサービス
⚫︎1日2時間〜使えるマネージャークラスのレンタル採用チーム。オンライン採用代行RPOサービス
⚫︎人事にまつわる課題を解決へ導く、伴走型人事コンサルティングサービス
などのサービスを通して、人事課題を解決する支援を行っています。