採用母集団形成に悩む企業へ──外部サービスを活用して応募者数と質を劇的に向上させる方法
私はこれまで、採用人事コンサルタントとして数百社以上の企業支援に携わってきました。特に中小〜大手問わず、「いかに採用母集団を形成するか」に悩んでいる企業が非常に多いと感じます。
実際、あるITベンチャー企業を支援した際に、若手エンジニアの採用が急務にもかかわらず応募者が十分に集まらず、採用計画が大幅に遅れてしまったというケースに遭遇しました。社長や人事担当者は「せっかく魅力的な事業をやっているのに、なかなか求職者に届いていない」と頭を抱えていました。
そんなときに大事なのが、企業が“自前”でできる範囲を正しく把握し、効果的な外部サービスを活用することです。特に、採用の最初の段階である“母集団形成”はボトルネックになりやすく、多くの企業が十分な数の候補者を確保できないまま採用活動を始めてしまいます。その結果、欲しい人材を採用できず、採用単価が上昇したり工数がかさんだりと悪循環に陥ることがしばしばです。
本記事では、私自身が何度も目の当たりにしてきた「採用母集団形成の苦労」と、それを乗り越えるために活用すべき外部サービスの具体的なメリットや活用ノウハウを、事例も交えながら解説します。加えて、私が携わっている「すごい人事」をはじめとする専門性の高いサービスを効果的に使いこなすポイントについても紹介します。人事責任者や経営層の方々が、「なるほど、こういうやり方があるのか」と気づきやヒントを得られる内容になれば幸いです。
【このシリーズを読んでほしい人！】
- 成長に伴う採用ニーズの増加に直面している経営者・人事担当者
- 採用母集団形成に課題を感じている経営者・人事担当者
- 採用戦略の立案・実行に携わっている経営者・人事担当者
【このシリーズを読むことで得られるメリット】
- 採用母集団形成のよくある悩み、解決策が学べる
- 採用活動の効率化・効果向上に役立つノウハウ・事例が得られる
- 採用母集団形成に関する悩み・課題解決のヒントが得られる
目次
- 採用母集団形成がうまくいかない企業の特徴とその背景
- 「すごい人事」などの外部リソースがもたらす具体的メリット
- 外部サービスの上手な導入ステップ
- サービス選定のポイント：自社に合った外部リソースを見極める
- 自社に合ったサービスを選ぶために
採用母集団形成がうまくいかない企業の特徴とその背景
認知度不足による「入口」の狭さ
多くの企業で起こりがちなのは、まず「自社の知名度が低い」あるいは「魅力がしっかりと求職者に届いていない」という問題です。私は、地方に拠点を置く優良メーカーを支援していたときに痛感しました。その企業は技術力も高く、福利厚生も整っているにもかかわらず、応募者がまったく集まりませんでした。理由を探ったところ、「そもそも学生や転職者が、その企業を知らない」という事実が浮かび上がりました。認知度がなければ、いくら良い条件を出しても興味を持ってもらえません。
採用戦略の不明確さ
もう一つ多いのが「採用戦略が不明確なまま手を打っている」というケースです。例えば、マーケティングの感覚を持った人材が欲しいのか、エンジニアが欲しいのか、リーダー候補か、現場担当か曖昧なまま採用活動を走り出してしまうと、媒体選定やアピールポイントの焦点が定まらないため、結果として母集団が集まりづらくなります。
私が支援したある企業では、採用担当者が「とにかく人が足りないので、どんな人でもいいからたくさん応募してほしい」と考えていました。ところが実際には、一定レベルの専門知識や業界経験が必要なポジションばかり。こうした齟齬があると、応募してくる人材のミスマッチが多くなり、内定率が下がるどころか内定辞退も増えてしまいました。
リソース不足と多忙さ
最後は「リソース不足」。人事担当者が複数ポジションの募集を同時に抱えていたり、そもそも人事部が少人数で他の業務と兼任しながら採用活動をしているという企業は非常に多いです。採用担当者の負荷が大きいと、本来やるべき母集団形成の工夫や検証に手が回らず、結果として限られたチャネルに依存して応募数が伸び悩むこうした悪循環をよく目にします。
「すごい人事」などの外部リソースがもたらす具体的メリット
近年、採用分野では「すごい人事」のように、専門家プールと採用代行・コンサル機能をあわせ持つサービスが注目を集めています。私も複数のサービスを見てきましたが、「すごい人事」には1,500名以上のプロ人事が登録されており、中途・新卒問わず採用支援から組織開発まで対応できる柔軟性が大きな魅力だと感じます。
どんな領域でも専門家が見つかる
私が以前支援した企業は、急激な業務拡大に伴い、マーケティングの知見を持つ人材を中途で一度に5名ほど採用したいという状況でした。しかし、自社の採用チームには「マーケ職の採用経験者」がいなかったのです。そこで「すごい人事パートナー」を利用し、過去に同様のポジションで採用実績のあるプロ人事をアサインしてもらったところ、驚くほどスムーズに母集団を形成できました。これは、外部ネットワークが広いからこそ可能なアプローチだと感じています。
採用代行だけでなく、コンサル機能までワンストップ
単に応募管理や日程調整、面接設定を代行するサービスは多いですが、そこに「自社にフィットする採用戦略をどう立てるか」「ブランディングをどう強化するか」といったコンサル要素まで含めて支援してくれるのは大きなメリットです。
私が過去に経験したケースでは、「自社の強みの洗い出し」から始まり、それを求人票や採用ページに反映させるところまでサポートした結果、応募者の質が格段に向上しました。このようなプロの目線によるコンサルは、内部メンバーだけでは気づきにくいポイントをカバーできます。
自社リソースを育てるチャンスにもなる
外部サービスに任せっきりではなく、社内担当者がプロの仕事を間近で見ながら学ぶことで、人事部門のスキルアップにもつながります。実際、私が継続支援している企業では、最初はまるっと採用代行に任せていましたが、半年ほど経ったころには自社内の担当者もかなり採用実務に慣れ、「次はこの部分は社内でやってみるので、ここだけサポートしてください」といった形で段階的に内製化を進めています。
外部サービスの上手な導入ステップ
ここからは、実際に外部サービスを導入する際の流れやポイントを、私が企業支援をする際に行っているプロセスをベースにご紹介します。
目的とゴールを明確化する
- 採用人数・ターゲット像・採用時期の決定
まず「どんな人材をいつまでに何名採用したいのか」を明確にしましょう。何となく漠然と母集団を増やすのではなく、定量化できる形でゴールを設定するのが大切です。 - KPIを設定し、測定基準を決める
応募者数、書類選考通過率、面接通過率など、採用プロセスの各段階でモニタリングすべき指標を決めます。
現状の課題を洗い出す
- 自社の採用フローやチャネルの棚卸し
既に利用している求人媒体、SNS、リファラル採用の仕組みなどをすべて書き出します。 - ボトルネックを特定する
「広告を出しても応募が少ないのか」「応募は来るが面接に進む人材が少ないのか」など、どこで詰まっているかを明らかにします。
外部サービスへの依頼範囲と社内の担当範囲を明確化
- 完全アウトソーシング vs. 部分的な代行
例えば、書類選考やスクリーニングは外部に任せ、面接だけ社内で行うという形もあれば、面接日程調整や応募者との連絡だけを外部に任せる方法もあります。 - コミュニケーションルール
週次ミーティングやレポート提出など、具体的にどう情報共有を行うかを決めておくとスムーズです。
効果検証と運用改善
導入後は、定期的にKPIをモニタリングしながら施策の効果を検証しましょう。「どのチャネルから良い応募が来ているか」「面接辞退や内定辞退が多いのはなぜか」など、データをもとに改善策を打ち続けることが重要です。
サービス選定のポイント：自社に合った外部リソースを見極める
サービス選定の基本軸
- サービスの実績・専門分野
- 自社が強化したい領域（エンジニア採用、営業職採用、新卒採用など）に強みを持つかどうか。
- これまでの成功事例や、同業他社・同規模企業での実績も参考にすると良い。
- 対応可能な業務範囲
- 単なる採用代行（RPO）だけでなく、コンサルや教育（面接官トレーニングなど）まで含むのか。
- 自社がどこをカバーしてもらいたいのか明確にしたうえで、サービス提供範囲を比較検討する。
- 料金プラン・成果報酬形態
- 成果報酬の場合、採用人数に比例して費用が増えることもある。
- 月額固定費の場合、採用人数をある程度見込めると費用対効果が高いケースもある。
- 企業文化・担当者の質
- 外部サービスの担当者は応募者とのやりとりで“企業の顔”を担うことも。
- 社内担当者とのコミュニケーション頻度や相性を重視することで、施策の質とスピードが格段に上がる。
上記4つの軸をベースに、組織規模ごとに細分化したチェックリストや注目ポイントを下記で解説します。
組織規模別：最適な外部サービスの選び方
小規模（社員数：〜50名程度）の企業の場合
想定される課題や状況
- 新しく採用担当を置く余裕がなく、社長や役員が直接採用を兼任していることが多い。
- 採用に割ける時間・人手が圧倒的に足りず、そもそもの応募者数が少ない。
- 知名度が低く、大手や人気企業との採用競合で埋もれがち。
おすすめのサービス活用方法
- 採用代行（RPO）をフル活用
- 「応募者管理」「日程調整」「応募者とのコミュニケーション」をほぼ丸ごとアウトソーシングする。
- 社長や少人数の担当者は、最終面接や文化的なフィット感の確認に集中できるようになるため、工数が大幅に削減できる。
- 低コスト・成果報酬型プランを検討
- 採用人数があまり読めない場合は、成果報酬型をベースにしてリスクを抑える。
- 「最初の数名採用できるまで月額料金を安く抑えるプラン」など、スタートアップ向けの料金体系を用意しているサービスもある。
- 短期集中のコンサルサービス
- まずは採用ブランディングや募集要項の見直しなど、短期コンサルを受けるだけでも効果が高い。
- 小規模企業は、社長や役員が採用のキーマンになるので、コンサルタントからピンポイントでアドバイスを受けることで、短期で結果を出せることも多い。
「すごい人事」の活用ポイント（小規模向け）
- プロ人事人材を一時的に“借りる”イメージで母集団形成を強化する。
- 社長直下で「すごい人事」の担当者と二人三脚で走り、スピード感のある採用を実現。
- 特定領域（例：エンジニア採用が苦手）だけを補うアサインも可能なので、コストを最適化しやすい。
中規模（社員数：50〜500名程度）の企業の場合
想定される課題や状況
- 一般的に人事部がある程度機能しているが、採用担当者の人数は多くなく、兼務者が出ている。
- 採用コストやリソースをバランスよく配分しながらも、一定のクオリティで人数を確保しなければならない。
- 事業拡大期などで、複数ポジションを同時募集しているケースも少なくない。
おすすめのサービス活用方法
- 部分的なRPO（採用代行）＋コンサルのミックス
- ある程度社内で対応可能な部分（面接、カルチャーフィットの見極めなど）は内製し、候補者の流入拡大やスクリーニング、日程調整などオペレーション要素の強い部分は外部に任せる。
- 特に複数ポジションを同時に募集する際、業務が煩雑になりやすいので、外部のサポートで抜け漏れを防ぐ。
- リファラル採用・SNS採用への展開支援
- 社内にノウハウが少ない場合、外部サービスにSNSやリファラル採用の仕組み構築を依頼する。
- 社員数が増え始める中規模フェーズだからこそ、社員同士のネットワークを活かせるプログラム設計が効果的。
- 月額固定型と成果報酬型の両面検討
- 採用予算をある程度計画的に使いたい企業は月額固定が安心。
- ただし、急に採用が伸びた場合や人数拡大が見込まれる場合は、成果報酬型とのハイブリッドも検討。
「すごい人事」の活用ポイント（中規模向け）
- 1,500名以上のプロ人事から、必要なスキルセットに応じてアサインしてもらい、効果的に部分的な代行をしてもらう。
- 採用戦略や採用ブランディングのコンサルと、実務支援（RPO）の両方を組み合わせることで、クオリティとスピードを両立。
- 定期レポートやKPI管理を「すごい人事」側でしっかり行ってもらい、人事責任者は経営層へのレポーティングなどに集中できる。
大規模（社員数：500名以上〜）の企業の場合
想定される課題や状況
- 新卒・中途・エグゼクティブ採用など、多様な採用チャネル・選考プロセスを同時並行で管理する必要がある。
- 人事部が組織化され、専門チームがあるものの、採用人数も多く人事だけではカバーしきれない部分が出てくる。
- 大量採用や特定ポジション（データサイエンティスト・グローバル人材など）で高度なノウハウが求められるケースも多い。
おすすめのサービス活用方法
- 大規模RPO＋BPO（Business Process Outsourcing）の活用
- 大量に処理が必要な部分（応募管理、説明会アテンド、合否連絡など）を丸ごとBPO化して効率化を図る。
- 社内人事は選考の最終段階や組織・文化的フィットの見極め、内定後のフォローに注力。
- 高度人材向けの専門チームとの連携
- エグゼクティブ層や専門職を採用する際、社内に十分なネットワークがないことが多い。
- そうしたハイレベル層を得意とする外部エージェントやヘッドハンティングサービスとの連携を強化。
- トータルコンサルティングで全社的な採用戦略を再構築
- 大規模企業ほど、部署ごとにバラバラに採用活動を行っているケースが多い。
- 全社の人材ポートフォリオを踏まえ、長期的な採用計画やブランディング戦略を見直すために、コンサルファームや総合型の人事サービスを利用するのも手。
「すごい人事」の活用ポイント（大規模向け）
- 新卒から中途、専門職まで幅広い採用ニーズに対応できるプロ人事が多く在籍。
- エグゼクティブ採用や特殊ポジション採用にも対応可能な専門家を指名して担当してもらう。
- 部門別採用プロセスを統合し、KPIを横断的に管理する体制を「すごい人事」のコンサルタントと構築していくことで、全社視点での効率化と戦略性を高める。
組織規模に関わらず意識すべき点
- 自社の優先順位を整理する
- 「早急に何名必要なのか」「ブランド力を高めたいのか」「選考精度を上げたいのか」など、最優先事項を明らかにする。
- 全てを同時に叶えるのは難しいため、最重要目標から絞り込んで外部サービスを選定する。
- コミュニケーションルールの整備
- 規模が大きくなるほど、情報共有の遅延や誤解が発生しやすい。
- 定例ミーティングやレポート形式、レスポンスのスピード感などを明確化しておくと、外部サービス活用の効果を最大化できる。
- 社内担当者の育成を視野に入れる
- 特に中長期的に採用力を社内に蓄積したい場合は、部分的に外注しつつ、そのノウハウを学ぶ仕組み（OJTや勉強会など）を整える。
- 外部と二人三脚で動きながら、ノウハウ・ネットワークを吸収していくことで、将来的な内製化やハイブリッド運用が可能になる。
自社に合ったサービスを選ぶために
小規模企業は、時間・人材リソースが足りないケースが多いため、採用活動の大部分を外注して社内は意思決定に集中し、必要に応じて短期コンサルも活用すると効果的。
中規模企業は、内製と外注のバランスが重要。ターゲットごとに部分的なRPOを組み合わせ、必要に応じてリファラルやSNS採用の仕組み構築支援を依頼し、採用力を全体的に底上げしていく。
大規模企業は、大量採用や専門職採用など高度化・多様化するニーズに対応するために、大規模RPOや専門的なヘッドハンティングサービスとの連携が有効。全社横断的な採用戦略を再設計するためにコンサルティングを併用するのも一手。
そして、規模を問わず「採用にかけられるリソースを的確に把握し、どこを外部に頼めば最も効果が上がるか」を見極めることがポイントです。「すごい人事」のような幅広い専門家を抱えるサービスを活用すれば、小規模から大規模までスケールに合わせた柔軟な運用ができるでしょう。自社の優先事項やフェーズに合ったプランを選定し、外部サービスの力を借りながら採用活動を最適化していくことが、これからの人事戦略においてますます重要になります。
弊社は「組織フェーズごとに応じた人事機能のハンズオン支援」とそのために活用すべき世の中の人事サービス選定に強みがあります。
・プロ人事人材：1500名を超える人事人材とのネットワーク
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を保持しており、お悩みに合わせたサービスを提供しながらハンズオンで成長組織の人事課題の支援を行っております。
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